Depex e Coordenação de Tecnologia da Informação criam sistema de eventos e emissão certificados

Emitir certificados, cadastrar eventos e acompanhar a realização de atividades de ensino, pesquisa e extensão que acontecem no campus Macapá do Instituto Federal do Amapá (Ifap) ficaram mais fáceis com a criação dos sistemas de Eventos e de Certificados (SisCert). A partir da necessidade de dar mais velocidade na divulgação de eventos e garantir eficiência na emissão de certificados para alunos, servidores e público externo, o Departamento de Pesquisa e Extensão (Depex) e a Coordenação de Tecnologia da Informação (Coti) trabalharam juntos no desenvolvimento dessas duas plataformas.

“Verificamos que desde 2017 já existia o sistema de certificados (SisCert), mas a operação ainda era manual. Com o sistema de eventos, além de divulgarmos as atividades, cursos, palestras, dentre outras atividades que acontecem no campus, podemos automatizar a emissão de certificados a partir da planilha gerada no sistema de eventos, dando mais rapidez a todo o processo”, garantiu o diretor do Depex, Clayton Espíndola.

Para emitir Certificados: 1) acesse: macapa.ifap.edu.br; 2) Clique no menu "Extensão"; 3) Clique em "Emissão de Certificados". Para saber da agenda de evento do campus Macapá: 1) acesse o site macapa.ifap.edu.br; 2) clique no menu "Portal do Aluno"; 3) Clique em "Eventos do campus Macapá".

"É com satisfação que concluímos mais uma ação prevista no meu plano de trabalho. Essas ferramentas visam dar mais celeridade a processos e serviços realizados no campus Macapá e propõe facilitar a vida de toda comunidade Ifapiana em relaçao a divulgação de eventos e emissão de certificados", afirmou o Diretor-geral do campus Macapá, Márcio Prado.

Sistema de Eventos
De acordo com Espíndola, o grande volume de eventos que acontecem no campus Macapá e a quantidade pessoas que participam dessas atividades foram fatores decisivos para a criação do Sistema de Eventos. “Em abril desde ano, a coordenação de tecnologia, a partir dos dados e informações fornecidas pelo Depex, conseguiu criar uma plataforma que viabilizasse que servidores criassem eventos e divulgassem a inscrição através do site”, frisou.

Docentes que desejam realizar algum evento de ensino podem solicitar que o respectivo coordenador de curso insira a nova atividade na plataforma. A partir daí, o coordenador libera o acesso ao docente responsável pelo evento para que ele informe o dia, as vagas, o horário, o início das inscrições e outras informações inerentes a divulgação da atividade que será realizada. Para que técnicos administrativos possam também criar eventos, é necessário que se cadastrem no site. A comunidade interna e externa também precisam se cadastrar para poder se inscrever nos eventos disponíveis.

QR Code, economia e praticidade
Uma das melhorias do Sistema de Eventos é a geração do QR Code no ato da inscrição. Ou seja, o usuário obterá, ao se inscrever em alguma programação, um código que deve ser apresentado na hora do evento como confirmação de presença. “Como as informações do usuário já estão cadastradas no sistema de eventos, vamos evitar que longas filas de credenciamento existam antes de alguma programação”, comentou o diretor do Depex, Clayton Espíndola.

A ideia é que o QR Code promova menos gasto de papel e mais economia para a instituição, como explica João Garcia, servidor da Coti e responsável pelo desenvolvimento dos websites. “Caso o participante chegue com o print no celular do QR Code gerado na inscrição, por exemplo, a presença será confirmada sem precisar gastar papel com lista de presença”, disse.

Sistema de Certificados
A partir da planilha de presença gerada no sistema de Eventos, o responsável pela atividade pode baixá-la e inseri-la no SisCert, o qual extrai informações como nome, CPF, carga horária e nível de participação dos alunos e servidores que integraram o evento. “Com esse documento gerado pelo sistema de Eventos, o servidor que coordenou a atividade, transfere as informações com o nível de erro mínimo e de forma mais rápida. Os alunos, servidores e o público externo podem imprimir o certificado colocando apenas o CPF ou Siape”, explicou João Garcia.

Para acessar o sistema é necessário acessar o site do campus Macapá (macapa.ifap.edu.br), em seguida clicar no menu Extensão e, logo após, clicar no submenu “Emissão de Certificados” e preencher algumas das opções de busca: por CPF, no caso dos estudantes e público externo ou  por Siape, no caso de servidores. 

Por Jacyara Araújo, jornalista do campus Macapá
Seção de Gerenciamento da Comunicação Social do campus Macapá
Instituto Federal do Amapá (Ifap)
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